O czym warto wiedzieć przed kontrolą…

Prowadzenie działalności gospodarczej ma wiele zalet, ale wiąże się też z określonymi obowiązkami. Niezależnie od specyfiki firmy, zawsze należy brać pod uwagę możliwość jej kontroli przez uprawnione do tego organy oraz ewentualne utrudnienia z tym związane. Aby być przygotowanym na rozwój wydarzeń, warto znać swoje prawa i obowiązki.

Zasady kontroli przeprowadzanych przez organy administracji państwowej określone zostały w ustawie z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (DzU z 2016 r., poz. 1829 ze zm.), zwanej dalej ustawą SDG. W zakresie nieuregulowanym w ustawie stosowane są przepisy ustaw szczególnych. Zasady mogą również wynikać bezpośrednio z prawa wspólnotowego lub ratyfikowanych umów międzynarodowych. W związku z tym, w zależności od organu dokonującego kontroli, oprócz ustawy o SDG podstawą będą inne ustawy i przepisy szczegółowe.

Zawiadomienie

Po zawiadomieniu przedsiębiorcy przez właściwe organy kontrola rozpoczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Może mieć miejsce sytuacja, że organ administracyjny nie dopełni tego terminu i kontrola nie zostanie wszczęta – wówczas konieczne jest ponowne zawiadomienie. Zdarza się też, że z różnych przyczyn przedsiębiorca woli, aby kontrola rozpoczęła się wcześniej. Ustawa o SDG stwarza możliwość przyspieszenia jej rozpoczęcia na pisemny wniosek kontrolowanego. W przypadku kontroli bezpieczeństwa zabawek zgodnie z ustawą o SDG nie jest obligatoryjne zawiadamianie przedsiębiorcy – zastosowanie ma tutaj art. 79 ust. 2 pkt 1, tj. kontrola przeprowadzana jest na podstawie bezpośrednio stosowanych przepisów powszechnie obowiązującego prawa wspólnotowego. Uzasadnienie przyczyny braku zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli umieszcza się w książce kontroli przedsiębiorcy oraz w protokole kontroli.

Upoważnienie i reprezentacja

Kontrolujący mają obowiązek okazać legitymacje służbowe oraz doręczyć upoważnienie do przeprowadzenia kontroli. W dokumencie tym zawartych jest szereg informacji istotnych z punktu widzenia przedsiębiorcy, takich jak:

• wskazanie podstawy prawnej kontroli,
• oznaczenie organu kontroli,
• data i miejsce wystawienia,
• imię i nazwisko pracownika organu kontroli uprawnionego do wykonania kontroli oraz numer jego legitymacji służbowej,
• oznaczenie przedsiębiorcy objętego kontrolą,
• określenie zakresu przedmiotowego kontroli,
• wskazanie daty rozpoczęcia i przewidywanego terminu zakończenia kontroli,
• podpis osoby udzielającej upoważnienia, z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji,
• pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego przedsiębiorcy.

Jeżeli przekazane upoważnienie nie spełnia powyższych wymagań, nie stanowi podstawy do przeprowadzenia kontroli.

Warto przy tym podkreślić, że zakres kontroli nie może wykraczać poza ten wskazany w upoważnieniu – należy zatem dobrze się z tym dokumentem zapoznać. Upoważnienie określa również przewidywany czas trwania kontroli – jego wydłużenie jest możliwe jedynie z przyczyn niezależnych od organu kontroli, na pisemny wniosek kontrolowanego. Przedłużenie wymaga uzasadnienia na piśmie, które doręczane jest przedsiębiorcy i odnotowywane w książce kontroli. W upoważnieniu zazwyczaj podawana jest siedziba firmy, natomiast kontrola może mieć miejsce w oddziale, filii, sklepie, tzn. w dodatkowym miejscu wykonywanej działalności, co nie musi być zaznaczone w przedmiotowym dokumencie.

Kontrola co do zasady powinna być przeprowadzana w obecności przedsiębiorcy lub osoby przez niego pisemnie upoważnionej (art. 80 ust. 3 ustawy o SDG). Nieobecność właściciela nie stanowi jednak podstawy do odstąpienia od kontroli, gdyż może być również wszczęta po okazaniu legitymacji służbowej pracownikowi kontrolowanego lub w obecności przywołanego świadka, którym powinien być funkcjonariusz publiczny niebędący pracownikiem organu przeprowadzającego kontrolę. Oznacza to, że inspektorzy mają prawo wybrać zabawki do oceny, dokonać oględzin, pobrać próbki do badań laboratoryjnych. W opisanej sytuacji upoważnienie do kontroli dostarczane jest do siedziby firmy/przedsiębiorcy w terminie do 3 dni roboczych – osobiście lub korespondencyjnie za potwierdzeniem odbioru.

Miejsce i czas

Czynności kontrolne powinny być przeprowadzane w siedzibie kontrolowanego lub w miejscu wykonywania przez niego działalności gospodarczej w godzinach pracy lub w czasie faktycznego wykonywania działalności gospodarczej. Za zgodą przedsiębiorcy, kontrola lub jej poszczególne czynności mogą być przeprowadzane również w siedzibie organu kontroli.

Warto podkreślić, że czynności kontrolne powinny być przeprowadzane w sposób sprawny i możliwie niezakłócający funkcjonowania kontrolowanego przedsiębiorcy, co jest istotną kwestią z uwagi na liczbę ewentualnych kontroli w ciągu roku. Czas trwania wszystkich kontroli w roku kalendarzowym nie może przekraczać:

• w odniesieniu do mikroprzedsiębiorców – 12 dni roboczych;
• w odniesieniu do małych przedsiębiorców – 18 dni roboczych;
• w odniesieniu do średnich przedsiębiorców – 24 dni roboczych;
• w odniesieniu do pozostałych przedsiębiorców – 48 dni roboczych.

Ograniczenia te wynikają z ustawy o SDG, przy czym w szczególnych sytuacjach przepisy dopuszczają możliwość przeprowadzania kontroli po wyczerpaniu limitu dni roboczych.

Obowiązki przedsiębiorcy

Obowiązkiem przedsiębiorcy jest posiadanie w siedzibie firmy książki kontroli (w wersji papierowej lub elektronicznej), w której dokumentowane są liczba i czas trwania kontroli. Kontrolujący dokonują w niej wpisu, rejestrując tym samym, który organ rozpoczął kontrolę, zakres przedmiotowy przeprowadzonej kontroli; daty podjęcia i zakończenia kontroli, zalecenia pokontrolne oraz określenie zastosowanych środków pokontrolnych; uzasadnienie braku zawiadomienia przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia kontroli (jak w przypadku kontroli zabawek) oraz inne informacje. Po zakończeniu kontroli przedsiębiorca powinien dokonać w książce kontroli wpisu informującego o wykonaniu zaleceń pokontrolnych (jeżeli wynikały z protokołu kontroli).

Podwójna kontrola

Może też zdarzyć się sytuacja, że w trakcie rozpoczętej kontroli inny organ administracyjny poinformuje przedsiębiorcę o chęci rozpoczęcia kontroli. Ustawa o SDG stanowi, że nie można równocześnie podejmować i prowadzić więcej niż jednej kontroli działalności przedsiębiorcy. Jednak istnieją wyjątki od tej zasady, np. gdy ratyfikowane umowy międzynarodowe stanowią inaczej, przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia, gdy przedsiębiorca wyraził zgodę na równoczesne podjęcie i prowadzenie więcej niż jednej kontroli, przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego oraz inne. W tym miejscu należy wspomnieć, że ustawa o SDG ogranicza możliwość przeprowadzania ponownej kontroli przez ten sam urząd i w takim samym zakresie u jednego przedsiębiorcy, nie licząc m.in. sytuacji, w których kontrola ma dotyczyć okresu nieobjętego uprzednio zakończoną kontrolą, ponowna kontrola ma na celu przeciwdziałanie zagrożeniu życia lub zdrowia oraz innych wyjątków określonych w ww. ustawie. W przypadku gdy wyniki uprzednio przeprowadzonej kontroli wykazały rażące naruszenie przez przedsiębiorcę przepisów prawa, organ administracyjny może przeprowadzić powtórną kontrolę w tym samym zakresie przedmiotowym w danym roku kalendarzowym, a czas trwania powtórnej kontroli nie może przekroczyć 7 dni i nie jest wliczany do limitu czasu, o którym wspomniano powyżej.

Tekst: BMJJ